なんだか非常にベタなタイトルの投稿。
私は定期的に、おもに会社の机上と引き出し内を整理整頓するタスクを設けている。
要するに、月1回の繰り返しタスクだ。
どうしてか。
机上が荒れていると、思考が集中できないから。
なるべく、ノイズな情報を排除しておきたい。
そういうことがわかってきた。
1か月の間には、さまざまな書類や書籍、雑誌が降り積もってしまう。
併せて、袖机の中も。こちらは目障りということではないが、重い書類が溜ると結局年末やら、不定期に生じる引っ越しなどで重労働を伴う。
というわけで、この整理整頓タスクを例月繰り返してきたわけだが、最近、「定例タスクは、解除してもいいかも」と思うようにもなってきた。
どうしてか。
書類や雑誌、新聞類（の要保管もの）は、基本的には卓上ドキュメント スキャナのScanSnapで、即スキャンを励行しているからである。
書類は、A4サイズであればほとんど労なくデジタル化できる。
ScanSnapでは、出力先をPDFとJPEGを選べる。
連続ページを持つ書類は圧倒的にPDFの利便性が高い。
さらに、私が勤務している会社ではPDFにプラグインする暗号化ソフト（「ファイルアクセス制御ツール」とベンダーは呼んでいる）「DKS」を利用している。
PDFベースであれば、［書類受領］→［スキャン］→［DKS化］→［保管（暗号化）］→［検索＝再利用］のサイクルを回しやすいのだ。
ちょっと残念なのは、通常のPDFならOCR機能を用いて検索可能PDFにできるのだが、暗号化するとこれが阻害されること。
私が用いる社内書類の多くは暗号化が求められるため、再利用に至るメリットを十全には享受できないのだ。
ま、しかしこれは、安全性（安心感）とのレベル高い取引なので飲み込める。
検索可能機能に代わる策としては、ファイルの命名ルールだろう。これについては少々工夫が必要だ。
さて、このように、書類や雑誌、新聞など目に止まったものは次々とスキャンしていく習慣が定着すると、今度は次から次へと、デジタルドキュメントが降り積もり、合計ファイル容量は大きくなっていく。
というわけで、気になったので、最近のPDF化ファイルの降り積もり度をざっと確かめてみた。
公私ともにPDF化しているものの、直近11月分の総量を見てみよう。
ファイル数は約50。ファイル容量は80MB弱という結果だった。
中には「○×取締役会資料」計50ページ、などというもの含まれており、それらはおおむねカラードキュメントであることを考えると、リーズナブルな規模であることがわかる。
実際4、5年このスタイルを貫いているが、総量は数GB程度でしかない。
むろん、この1か月の間に生成したドキュメントには、PDFだけでなく、WordやExcel、MindManager、そしてテキストなど、各種デジタルフォーマットに分散する。
しかし、この数年間、各種フォーマットのままに保管しなければならないニーズは、徐々に減少している。
編集再利用するというケースは比率的に少なく、閲覧できれば良いというケースが圧倒的なのだ。
さらに、セキュリティを重視しなければならない情報のほとんどはDKS化PDFとする流れが定着しているので、各種フォーマットのままで保存するケースは減る一方だ。
それに、どうしても後々作成元アプリケーションで編集、再利用すべきものは、PDFにオリジナルファイルを“添付”して保存することができる。DKSではこの添付ファイルへのアクセスも管理できる。
書類のスキャン保管が習慣化してくると机上が片づく。気分がよい。
また、書類をファイリング（整理の上、保管）した気分にもなる。これまた気分がよい。
良いことずくめのような、スキャン・PDF化だが、贅沢を言わせてもらえばまだまだ改良余地がある。
まず、当然ながらScanSnapのようなPDF化機能を持ったスキャナへの投資が必須だ（オートフィーダーがないようなフラットベット型スキャナは、その任にあらず）。
スキャンのスピードと、安定的なシートフィードも重要。
原稿が詰まったりすることもちょくちょくあるので、デスクから離れるわけにはいかない。
拘束時間があるとなると、やはりスピードは気になる。
さらに、運用してきて気づくのだが、シュレッダが必須だということ。
仕事場にシュレッダが備わっているのは、昨今では当たり前だろう。
しかし、書類と見るとスキャンしたくなる偏執狂と化した自分には、その都度えっちらおっちらと備え付け大型シュレッダまで歩いていくのが苦痛でもある。
というわけで、“パーソナル シュレッダ”へも投資をするはめとなってしまう。
これまた机上を快適に維持することと、若干なりとも業務の効率化を図る上でも便利なツールと推奨できる。
シュレッダの選択には値段だけでなく、静音性にも注意を払うべきことを補足しておく。
なにせ大きな音を立てて、周囲を驚かす種類の機械なのだ。
最後に。
もともともデジタルで届くメール、各種アプリケーションで作りっぱなしのデジタルファイル、そして、スキャン化したファイル群。これらをどう統合的に管理できるかが、次の課題ということになる。